Whistleblowing

SEFEA IMPACT SGR SpA (“la Società” o “la SGR”), in conformità con quanto previsto dalle disposizioni normative, e proporzionalmente al profilo dimensionale e alla complessità operativa della SGR, ha definito un Sistema di Segnalazione Interno, in materia di whistleblowing, che favorisca la segnalazione di comportamenti illegittimi.

I soggetti legittimati a effettuare le segnalazioni sono soggetti interni ed esterni alla SGR, ovvero:

• i membri del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale e ai responsabili delle funzioni aziendali, compresi i responsabili delle funzioni aziendali di controllo
• i dipendenti, subordinati e autonomi, di qualsiasi livello e/o categoria;
• i terzi che hanno rapporti e relazioni di affari con la Società (fornitori, consulenti, collaboratori).

Sono esclusi dall’ambito della presente Procedura i clienti della Società, le cui segnalazioni devono avvenire nel rispetto della procedura relativa alla trattazione dei Reclami (a cui si rimanda).

La SGR incoraggia e protegge i soggetti di cui sopra, a segnalare qualsiasi fatto o circostanza che possa costituire violazione delle norme disciplinanti l’attività svolta dalla Società, nonché previsioni e principi stabiliti dalla normativa applicabile e dalle procedure interne adottate dalla Società.

Per violazione si intende qualsiasi comportamento, atto o omissione, che lede l’integrità della SGR e che consiste in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti,
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi in particolare ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela dell’ambiente, ; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni (frodi) che ledono gli interessi finanziari dell’Unione
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato

Canali Interni di Segnalazione

La segnalazione può essere effettuata:

• in forma scritta (posta cartacea): in questo caso la segnalazione deve essere contenuta in una busta chiusa che deve essere inviata insieme ad un’altra busta contenente i dati identificativi del Segnalante, unitamente a un documento di identità; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione” e inviata tramite raccomandata a dott.ssa Domenica Polito, Presidente del Collegio Sindacale, Via S. Maria La Porta, 11/13, 98122 Messina
• in forma orale attraverso la richiesta di incontro diretto con la dott.ssa Domenica Polito, contattandola al numero (+39) 090 363759

Le segnalazioni devono essere sempre “circostanziate” e riguardare “condotte illecite”, e fondate “su elementi di fatto precisi e concordanti”

La segnalazione può essere firmata dal Segnalante oppure anonima e è necessario che la contenga i seguenti elementi:

• generalità del Segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
• una chiara e completa descrizione del Comportamento Illegittimo;
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
• se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
• se il Segnalante è corresponsabile del Comportamento Illegittimo;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sul Comportamento Illegittimo;
• l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza del Comportamento Illegittimo;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza del Comportamento Illegittimo.

La segnalazione deve essere accompagnata dalla dichiarazione del Segnalante di:

• assenza di un interesse privato collegato alla segnalazione, ovvero
• sussistenza di un interesse privato collegato alla segnalazione (che comprende una breve descrizione dell’interesse medesimo).

L’identità del Segnalante sarà conosciuta solo dal Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione che è tenuto a garantirne la riservatezza, fatti salvi i casi in cui le informazioni siano necessarie per le indagini o i procedimenti avviati dall’Autorità giudiziaria in seguito alla segnalazione.

L’identità del Segnalante è sottratta all’applicazione delle disposizioni tempo per tempo vigenti in tema di privacy in tema di diritti dell’interessato e non può essere rivelata per tutte le fasi del processo descritto nella presente Policy, salvo suo consenso o quando la conoscenza sia indispensabile per la difesa del segnalato.

In generale, la riservatezza dei dati personali del Segnalante e del presunto responsabile del comportamento illegittimo è garantita, ferme restando le regole che disciplinano le eventuali indagini o i procedimenti avviati dall’Autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione

Tempistica

Ricevuta una segnalazione, il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione procede a dare conferma di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione, successivamente ad una verifica preliminare della stessa al fine di valutare i relativi presupposti giuridici e di fatto per l’avvio di ulteriori approfondimenti, da completarsi nei 30 giorni lavorativi successivi dalla data di ricezione della Segnalazione.

Il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione assicura quindi che l’indagine sia accurata, che abbia una durata ragionevole e che rispetti l’anonimato del Segnalante e delle persone coinvolte, incluso il soggetto eventualmente segnalato.

La SGR tiene informati, ove possibile e sempreché ciò non comporti il rischio di compromettere l’indagine, sia il soggetto Segnalato sia il Segnalante sugli sviluppi dell’indagine

L’iter procedurale si deve concludere entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione.

Canali Esterni di Segnalazione

È possibile segnalare una violazione anche tramite i canali di segnalazione esterni attivati da:

• Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), prendendo visione delle istruzioni riportare all’indirizzo https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing,
  • se e solo se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
    • il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
    • il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
    • il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
• Consob nelle modalità riportare all’indirizzo http://www.consob.it/web/area-pubblica/wistleblowing-ricezione-segnalazioni.
• Banca d’Italia nelle modalità riportare all’indirizzo https://www.bancaditalia.it/compiti/vigilanza/whistleblowing/index.html

Divulgazione Pubblica

Per “divulgazione pubblica” si intende qualsiasi mezzo atto a rendere di pubblico dominio informazioni sui Comportamenti Illegittimi tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

In caso di segnalazione mediante divulgazione pubblica si applica al Segnalante quanto previsto dalle misure di protezione previste dalla normativa, se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

• il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti dalla presente Policy in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che il Comportamento Illegittimo possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

L’informativa soprariportata resa in conformità alla normativa vigente costituisce un estratto della “Policy Whistleblowing” adottata dalla Società. La Policy integrale sarà resa disponibile gratuitamente e su espressa richiesta .

Si rende disponibile l’informativa ex art. 13 e 14 del regolamento UE/679/2016, cliccando qui.